Johtamisen perusperiaate 3: Organisointi

Kaiken perusta on yksinkertainen, kokonaisvaltainen ja läpinäkyvä organisaatio ja johtamisjärjestelmä.

Kaiken perusta on yksinkertainen, selkeä, kokonaisvaltainen ja läpinäkyvä organisaatio ja johtamisjärjestelmä.

Yritykset toimivat nykyään dynaamisessa ja globaalissa ympäristössä, jossa on paljon epävarmuutta, muutoksia ja korkea tekninen taso. Tämän johdosta organisaatioilla tulisi olla joustava työnjako, vähän hierarkiatasoja ja sääntöjä, avoin tiedonkulku, hajautettu päätöksenteko ja mahdollisuus osallistua päätöksentekoon kaikilla tasoilla. Organisaation on siis oltava läpinäkyvä ja mahdollisimman yksinkertainen. Ihmisten täytyy tuntea ja ymmärtää organisaatiorakenne, jossa heidän on määrä tehdä työtä. Huolehdi, että organisaatiossa on mahdollisimman vähän organisaatioportaita eli niin matala organisaatio kuin suinkin ja oikaise myös prosessien mutkat. Informaatioteoriankin perusteella voi päätellä, että jokainen porras informaation kulussa kaksinkertaistaa hälyn ja puolittaa viestin. Organisaation yksinkertaistamiseksi keskity ytimeen, suunnittele organisaatio asiakkaan tai tehtävän näkökulmasta. Automatisoi, ulkoista, virtaviivaista tai vähennä kustannuksia taustatoiminnoista. Luo selkeät johtosuhteet ja vastuut. Organisaatio on ihmisten piirtämä kaavio paperille. Organisaatiomuutos on taas uusi paperi samasta asiasta. Vaikka se on vain paperinpala, se stressaa tosi paljon. Jos edellinen organisaatiouudistus on vielä kesken, ei kannata aloittaa uutta. Johtajan on syytä aika ajoin kuitenkin uudistaa ja madaltaa organisaatiota, koska ainoat asiat, jotka kehittyvät organisaatiossa itsestään ovat epäjärjestys, organisaation läskistyminen, kriisit ja huonot suoritukset.

Organisaatio on ihmisten yhteistoimintajärjestelmä, jolla pyritään johonkin. Se on väline jonkun intuutiolle ja halulle saavuttaa jotakin. Organisaatiorakenne kuvaa organisaatiossa toimivien ihmisten välisiä suhteita, ja määrittelee jäsenten tehtävät, vastuualueet, työroolit sekä kommunikaatioverkostot. Kaikilla organisaatiolla on sama tehtävä; tarjota näyttämö ja haasteet organisaation jatkuvalle muutokselle ja tehdä ihmisten muuttuminen mahdolliseksi. Täydellistä organisaatiota ei ole olemassakaan. On vain hyviä ja vähemmän hyviä. Kysymys on siitä, kuinka hyvin johtaja on saanut organisaation jokaisen yksikön ja työntekijän tekemään oman osansa organisaation tehtävästä. Kun organisaatio toimii erinomaisesti, ulkopuolisen on mahdotonta havaita, missä ja miten päätöksiä tehdään. Perusperiaate kuitenkin on, että jollain pitää olla valta tehdä organisaatiossa lopullinen päätös tietyllä alueella ja jollain tulee olla kriisitilanteessa selvä käskyvalta. Vallan pitää olla oikeassa suhteessa vastuuseen. Organisaatiossa yhdellä ihmisellä pitäisi olla vain yksi isäntä. Rooman valtakunnassa oli sanonta, jonka mukaan kolmea isäntää palveleva orja on vapaa mies. Ajatus sisältää viisauden. Jos isäntiä on enemmän kuin yksi, se synnnyttää ristiriitatilanteen, eikä ketään pidä saattaa lojaaliutta koskevaan ristiriitaan.

Esimiehen suurimpia haasteita on organisointi. Jos töiden organisoinnissa epäonnistutaan, ei asetettuja tavoitteita saavuteta. Johtajan on siis hyvä tuntea yleisimmät organisaatiorakenteet; pienyritysrakenne, toimintorakenne, divisioonarakenne, matriisirakenne, prosessirakenne, verkostorakenne, hybridirakenne ja virtuaaliorganisaatio. Hierarkisista organisaatioista ollaan siirtymässä verkostomaisiin organisaatioihin. Matriisirakennetta pidetään kaikkien haastavimpana alueena johtajalle. Henry Mintzberg on nimittänyt matriisiorganisaatiota kaikkien pahiten ummetusta aiheuttavaksi organisaatiomuodoksi. Organisaatiorakenteen tulisi olla sopiva ympäristöön ja tilanteeseen. Mikäli näin ei ole, syntyy ongelmia; ihmisten työmotivaatio ja –moraali rapautuvat, työstressi kasvaa, päätöksenteko hidastuu, koordinointi vähenee, kustannukset kasvavat, tehokkuus heikkenee ja ollaan kyvyttömiä toimia muutoksissa. Koska organisointi ja työn suunnittelu on johtajan keskeisiä tehtäviä, siihen on syytä paneutua huolella

 

 

One comment

  1. Juha Mattila · huhtikuu 19, 2015

    Hienoa pelkistamista! Noudattelee Druckerin saantoa joka sanoo etta tulos tehdaan organisaation ulkopuolella. Ottaa myos huomioon etta tulos on aina organisaationsa nakoinen tai tyo pitaisi organisoida tehtavan mukaan! Perusongelmana on inhimillinen tapa organisoida lahes aina funktionaalinen hierarkia eika suinkaan jaettu johtajuus.

    Tykkää

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s