Peruspeliä johtaja 2.0

John Wooden on sanonut, että, kaikkein voimakkain johtamisen työkalu on sinun oma esimerkkisi.

Presidentti Harry Truman on sanonut samasta asiasta, että voidakseen johtaa muita on oltava valmis menemään edeltä yksin.

Albert Schweitzerin mukaan esimerkki ei ole pääasia vaikuttaa muihin. Se on ainoa tapa.

Maailmaa on muutettu esimerkillä, ei mielipiteillä (Paulo Coelho).

Lapsi oppii enemmän siitä mitä sinä olet kuin siitä mitä sinä opetat (W.E.B Dubois).

 

Yrityksen on kyettävä kehittämään jatkuvasti toimintaansa. Toiminnan kehittämiseen ja yrityksen kasvuun tarvitaan erilaisia investointeja. Yrityksen tekemä investointi on rahan sijoittamista sellaiseen kohteeseen, josta odotetaan kertyvän enemmän tuloa kuin menoa suunnitellulla ajanjaksolla. Yritysten täytyy aika ajoin hankkia esimerkiksi koneita, laitteita tai laajentaa toimintaansa yritysostoilla. Investoinnit voivat olla myös aineettomia kuten tutkimus- ja tuotekehitysinvestointeja tai henkilöstön koulutusta. Investoinnin vaihtoehtona kannattaa aina selvittää kaikki muut vaihtoehdot esimerkiksi koneiden vuokraamismahdollisuus, jolloin yrityksen pääomaa ei sitoudu omistamiseen. Investoinneilla on merkittävä liiketaloudellinen rooli, sillä ne saattavat ratkaista yrityksen jatkuvuuden. Väärät, liian suuret tai väärin ajoitetut investoinnit ovat kaataneet monia yrityksiä. Investointipäätöksiä tehtäessä on erityisesti otettava huomioon investoinnin kannattavuus ja oikea ajoitus. Investoinnin kannattavuuden arviointi perustuu aina jonkinlaisiin oletuksiin, kristallipalloon tuijotteluun ja parhaaseen arvioon tulevasta. Uudesta investoinnista toivottu ja budjetoitu kassavirta on parhaimmillaankin vain hyvä arvaus tai paras ennustus tulevasta.

Investointien onnistumiseen vaikuttavat markkinoiden kehitys, ympäristön muuttuminen ja kilpailijoiden toiminta. Yrityksen on valittava ympäristönsä sekä huomattava ja ymmärrettävä mahdolliset muutokset siinä. Tulevaisuuden toimintaympäristöä suunniteltaessa yritys voi nähdä uusia liiketoiminta-alueita, joissa kilpailu on vielä hyvin vähäistä. Ympäristön muutokset voivat vaikuttaa investoinnin epäonnistumiseen, jos yritys ei pysty ennakoimaan tai näkemään niitä ajoissa. Toisaalta taas ympäristön aktiivinen tarkastelu voi auttaa yritystä siinä, mihin lähdetään investoimaan ja mitä kannattaa kehittää tulevaisuudessa. Ympäristöllä ja sen muutoksilla on keskeinen rooli monissa yrityksen strategisissa päätöksissä. Investointeihin liittyy aina epävarmuutta ja riskejä, vaikka yrityksessä olisikin välttämätön tarve parantaa tai uusia järjestelmiä kilpailukyvyn parantamiseksi. Investointitarvetta lisää aina nopeasti muuttuva teknologia, joka vaikuttaa asiakkaisiin, toimittajiin, kilpailijoihin, yhteistyökumppaneihin ja oman organisaation toimintaan. Yksi suurimmista investointeihin johtavista syistä onkin vanhentunut teknologia, joka pitää päivittää nykypäivään, jotta yritys pysyy kilpailukykyisenä.

Yrityksillä on pääomista aina pulaa ja siksi yritykset joutuvat jakamaan niukat resurssit keskenään kilpailevien vaihtoehtojen välillä. Täydellisiä resursseja kun ei ole kenelläkään. Investointipäätöksiin liittyy usein suuri taloudellinen riski, koska niihin sisältyy tulevaisuuden epävarmuustekijöitä. Onnistunut investointi auttaa yritystä vahvistamaan talouttaan ja kestämään huonoja aikoja, epäonnistunut voi johtaa jatkuvuusongelmiin. Tästä johtuen investointipäätöksiä tulisi edeltää huolellinen valmistelu ja tarkat taloudelliset laskelmat kulujen ja tuottojen osalta. Mitä merkittävämmästä investoinnista on kysymys, sitä tärkeämpää on oikea ajoitus ja investoinnin valmistuminen ajallaan. Yritys tarvitsee silloin luovia ratkaisuja ja myyntiä entistä enemmän mitä pitempään investointi viivästyy ja kustannukset karkaa käsistä.

Rahoituskysymykset asettavat investoinneille tyypillisesti rajoitteita. Käytettävissä olevilla rahoitustavoilla ei ole aina mahdollista toteuttaa kaikkia investointeja, vaikka ne olisi todettu kannattaviksi. Olennaista yrityksen rahoituksen kannalta on se, mikä osa investoinnista voidaan rahoittaa pääomarahoituksella ja kuinka suuri osa taas tulorahoituksella tai mahdollisilla yhteiskunnan tuilla ja avustuksilla. Investointiprojektia ja sen kustannuksia kannattaa siis seurata todella tarkasti, jotta projekti pysyy asetetussa aikataulussa ja budjetissa. Kokemus on osoittanut, että investointibudjettiin on aina syytä varata liikkumavaraa ja määrittää realistinen aikataulu. Investoinnin käyttöönoton viivästyminen on pahinta myrkkyä. Se on paljon suurempi riski kuin budjetin ylitys. Viivästyneen käyttöönoton takia on moni yritys joutunut vaikeuksiin ja aiheuttanut ongelmia myös muille yrityksille. Olkiluoto 3 ja Länsimetro ovat hyviä esimerkkejä erittäin pitkiksi venyneistä investoinneista. Arvatkaa huviksenne, kuka loppujen lopuksi maksaa niiden viivästymisen? Investointiprojektit eivät siis suju aina suunnitelmien mukaan ja pahimmassa tapauksessa investointiin ryhtyminen voi johtaa konkurssiin. Näin kävi esimerkiksi yli 100 vuotta vanhan leipomoyrityksen tekemälle investointihankkeelle marraskuussa 2011, kun perheyrityksen omistama leipomotehdas hakeutui konkurssiin. Leipomoyrityksen 25 miljoonan investointihanke uuden tehtaan rakentamisesta kasvoi 60 miljoonan suuruiseksi ja johti uuden Järvenpäässä sijaitsevan tehtaan konkurssiin.

 

Yrityksen liiketoiminnan jatkuvuus vaarantuu silloin, kun yritykseltä puuttuu kristallinkirkas strategia ja siitä johdettu hyvä liiketoimintasuunnitelma. Tällaisessa tilanteessa johto yleensä riitelee verisesti vaihtoehdoista, mikä vain nopeuttaa yrityksen alkanutta syöksykierrettä. Strategian perustehtävä on viivästyttää ja siirtää tulevaisuudessa aina vaanivaa konkurssia tai yritysvaltausta. Strategian tehtävä kun on kertoa, mitä meidän tulee tehdä, että yritys kasvaa ja välttää konkurssin. Yrityksen jatkuvuutta ja kasvua yleensä heikentää myös se, että asiakaspinta ei ole aivan kunnossa tai se murenee pikku hiljaa. Ellei yrityksen arvo kasva, jokin tekijä korjaa sen lopulta pois pelistä. Liiketoiminta kehittyy ja jatkuvuus on taattu, kun se kasvaa. Jos liiketoiminta ei kasva, yrityksellä on todennäköisesti väärä strategia ja tulos joudutaan varmistamaan laittamalla yritys rankalle kulukuurille. Jos yritys ei kasva eikä kuluja pystytä varmistamaan, yrityksen jatkuvuus vaarantuu ja se kuihtuu hiljalleen pois. Yrityksen pääoman ja kasvun arvokkain muoto ovat asiakkuudet. Maksavat asiakkaat ovat yrityksen polttoainetta ja takaavat jatkuvuuden. Niinpä tärkeimpiä pääomaresursseja ja yrityksen jatkuvuuden ylläpitäjiä ovat ne ihmiset, jotka pystyvät luomaan asiakkuuksia ja pitämään ne. Totuus on kuitenkin, että kaikki yritykset päätyvät joskus konkurssiin tai niiden toiminta muuten loppuu ja nimi katoaa historian kirjoihin. Tämän voi lukea vaikka Tilastokeskuksen tilastoista. Yritysten keskimääräinen elinikä on vain seitsemän vuotta ja uusista yrityksistä on hengissä viiden vuoden jälkeen enää noin puolet.

Liiketoiminnan jatkuvuudella ja sen hallinnalla tarkoitetaan varautumista erilaisiin taloudellisiin tai muihin häiriötilanteisiin ja kriiseihin. Yrityksen johdon on syytä pitää mielessä, että kriisi yllättää aina, eivätkä riskit poistu itsestään. Kriisi on aina arvaamaton ja se hiipii nurkan takaa silloin, kun sitä vähiten odottaisi. Mikään kriisi ei synny tyhjiössä tai itsestään, vaan se tarvitsee ulkopuolisen tai sisäisen tekijän. Jokainen organisaatio kohtaa kriisejä ja poikkeustilanteita ennemmin tai myöhemmin. Markkinat, asiakkaat ja sidosryhmät eivät arvioi yritystä kriisin todellisen syyn perusteella, vaan sen perusteella, kuinka hyvin tai huonosti kriisi hoidetaan. Siksi kriiseihin valmistautuminen ja valmentautuminen ovat parasta riskien hallintaa ja jatkuvuuden varmistamista. Viisaat organisaatiot tietävät, että ne joutuvat kohtaamaan kriisejä ja siksi ne varautuvat kriiseihin. Petokset, riidat, onnettomuudet, yritysostot, liikevaihdon hiipuminen, joukkoirtisanomiset, tekniset ongelmat, luonnonilmiöt tai ihmisten huolimattomuus ovat yleisimpiä syitä yrityksen liiketoiminnan jatkuvuuden häiriöihin. Kaikki organisaatiot ovat toiminnassaan enemmän tai vähemmän riippuvaisia tietojärjestelmistä. Siksi tietojärjestelmiin liittyvät häiriöt ja uhat voivat aiheuttaa yrityksen jatkuvuudelle todella suuria vahinkoja. Yleisimpiä tietojärjestelmiin liittyviä uhkia ovat tietovuodot, virukset, hakkerit, verkkohyökkäys, tietoverkon vioittuminen tai tulipalot. Tällaiset tapahtumat voivat nopeasti viedä yrityksen ennakoimattomaan kriisiin. Kun kriisi on ohi, voi yritys pahimmassa tapauksessa mennä nurin. Parhaimmillaan se voi kuitenkin selvitä kriisistä pelkällä säikähdyksellä tai jopa nousta tuhkasta entistä vahvempana.

Liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelulla pyritään määrittelemään vastatoimet, joilla ehkäistään poikkeustilanteita, varmistetaan liiketoiminta ja estetään kriisien syntyminen. Jatkuvuussuunnittelua tulee tehdä yrityksen tarjoaman palvelun tai liiketoiminnan käyttöönoton yhteydessä liiketoimintariskien pohjalta. Riskienhallinnalla ja riskien poistamisella haetaan aina vastauksia kysymykseen ”Mitä jos?”. Monien mielestä jatkuvuuden suunnittelu on tylsää, aikaa vievää ja kallista. Riskien seurauksia ja niiden vaikutuksia on aina helpompi ja halvempi miettiä, suunnitella ja torjua etukäteen kuin vasta sitten, kun jotain on jo tapahtunut. Vahingot ja riskit valitettavasti toteutuvat yleensä ennen kuin olemme ehtineet varautua niihin. Liiketoiminnan jatkuvuuden suunnittelun perusperiaate on, että liiketoiminnan prosessit ja henkilöriskit tulee arvioida ja sovittaa liiketoimintakriittisyyden ja tärkeyden mukaan. Siksi liiketoiminnan prosessikuvausten tulisi aina sisältää jatkuvuussuunnitelmat ja tunnistaa riskit.

 

Yrityksen jatkuvuus ja olemassaolo ovat uhattuina, kun tulos heikkenee tai on miinuksella useana vuonna peräkkäin. Syynä ovat yleensä yllätykset myynnissä ja parempien tuotteiden tai uusien kilpailijoiden ilmestyminen markkinoille. Kaikille yrityksille myynti on varmasti tärkein osa liiketoimintaa, koska yritysten päätehtävä on tuottaa taloudellista voittoa. Myynti on kaiken perusta, sillä ilman myyntiä yritys ei tule pärjäämään. Mitä paremmin myynti rullaa sitä paremmin yrityksellä menee. Jos kauppa käy ja asiakkaat ovat tyytyväisiä, niin tuskin yritys on tappiollinen, eikä sillä ole todennäköisesti suurempia ongelmia. Jos kauppa taas ei käy, on syytä vaihtaa myyntistrategiaa tai etsiä uusia liiketoimintamahdollisuuksia.

Yrityksen pääoman yksi arvokkain muoto ovat asiakkuudet. Niinpä tärkeimpiä pääomaresursseja ovat ne ihmiset, jotka pystyvät luomaan asiakkuuksia ja pitämään ne. Kaikki yritykset käyvät liian vähän asiakkaissa eli liian vähän ihmissuhteita ja kontakteja. Myynnin johtamisessa on syytä kannustaa luomaan kontakteja, jotka tuovat lisää sopimuksia. Myynnin johtaminen on kuin polkupyörällä ajoa. Jos lakkaat polkemasta, kaadut, jolloin myynti sakkaa ja tulos romahtaa.

Yrityksen menestys ei aina ole kiinni sen kyvystä hankkia uusia asiakkaita, vaan taidosta säilyttää nykyiset asiakkaat. Uudelleen ostava asiakas on yrityksen paras markkinoija ja halvinta myyntiä. Kun keskitytään nykyisen aseman vahvistamiseen ja nykyisen asiakaskunnan hyvään palvelemiseen, päästään usein parempiin ja kustannuksiltaan halvempiin tuloksiin. Katse siis asiakkaaseen päin. Taantumassa johdon katse kuitenkin lyhenee liikaa, kun päivät täyttyvät henkilöstövähennyksistä, kulukurista ja budjettileikkauksista. Kauemmaksi katsottaessa fokus pitäisi aina olla asiakkaissa, liiketoimintaprosesseissa ja strategiassa.

Strategisia päätöksiä on tehtävä entistä nopeammin ja rohkeammin. Teknologia kehittyy nopeasti ja uusia pelaajia tulee markkinoille yllättävillä innovaatioilla. Fyysisen kauppapaikan sijainti on samantekevää, jos asiakkaat asioivat verkossa. Jatkuvasti muuttuvalla pelikentällä tulevaisuuden suunnittelu on käynyt vaikeaksi, lähes mahdottomaksi. Maailmassa, jossa varmaa on muutos, on pysyttävä hereillä; analysoitava muutosta ja markkinoita sekä katsottava enemmän tulevaisuuteen kuin peräpeiliin. Koska strategia on yhtä kuin liiketoiminnan valinnat, voitokas strategia syntyy parhaiten yhdistämällä analysoitu tieto vahvaan liiketoiminnalliseen näkemykseen. Suunnittelua tarvitaan, mutta analyysit eivät anna aina varmuutta siitä, mikä strategia olisi valittava. Tärkeintä on miettiä omia vaihtoehtoja ja kysyä, millainen tulevaisuus halutaan ja onko se mahdollista saavuttaa.

Yrityksissä haetaan aina kasvua ja yksi tapa hakea kasvua on tehostaa myyntiä. Menestyäkseen yritykset tarvitsevat uusia oivalluksia, tuotteita, palveluita ja liiketoimintakonsepteja. Ennen kaikkea tarvitaan hyvä ja toimiva myyntistrategia, sillä myynti ratkaisee menestyksen. Ehkä paras myyntistrategia kuitenkin on, että palvelee asiakasta niin hyvin, että ansaitsee toiminnallaan heidän tyytyväisyytensä, kunnioituksensa ja luottamuksensa. Myyntistrategian kirkas tavoite ja juju kun on lupausten pitämisessä, odotusten ylittämisessä ja partnerisuhteessa kertakaupan sijaan. Johdon pitää jatkuvasti miettiä, ratkaisevatko yrityksen tuotteet ja palvelut asiakkaiden todelliset tarpeet. Ellei näin ole, voisiko tämä olla selitys heikolle myynnille ja tulokselle?

Yritysten kannattaa siis panostaa myynnin johtamiseen, koska se on havaittu tärkeäksi kilpailutekijäksi. Kilpailukyky on tiivistä yhteistyötä asiakkaiden, työntekijöiden, yhteistyökumppaneiden ja alihankkijoiden kanssa. Myynnin johtaminen, onnistunut rekrytointi, jatkuva koulutus, tuotetietouden ylläpitäminen, laadun valvonta ja henkilökunnan motivointi ovat asioita, joilla voidaan varmistaa yrityksen myyntiä, tuloksentekokykyä ja ylläpitää yrityksen jatkuvuutta. ”Pehmeää tai kovaa myyntiä ei ole olemassakaan – on vain älykästä tai typerää myyntiä” (Charles Brower).

Sanotaan, että johtajuuden todellinen mitta on vaikutusvalta. Johtamisessa on kyse ihmisiin vaikuttamisesta tavoitellun lopputuloksen aikaansaamiseksi. Ihmiset seuraavat luonnostaan itseään vahvempia johtajia. Johtamista on kuitenkin hankala toteuttaa, jos ei ole seuraajia, jotka kulkevat perässä. Kun johtajalla on vaikutusvaltaa, ihmiset alkavat seurata häntä. Kun johtaja saavuttaa kunnioituksen, johtamisesta tulee helpompaa ja ihmiset jatkavat seuraamista. Kunnioitus perustuu johtajuuteen, ei asemaan, arvonimeen tai sukupuoleen. Heti kun saavutat kunnioitusta, saat valtaa. Suurinta valtaa käytetään vähin äänin ja valta siirtyy sille, jolla on taito käyttää sitä. Ihminen, jolla on valta, ei menesty ellei hän salli, että paremmat ideat loukkaavat hänen maailmaansa. Et voi oppia mitään uutta ellet salli, että sinua viisaammat ja taitavammat ihmiset sotkevat ympyröitäsi ja peliäsi. Johtajan tulee ymmärtää ja käyttää oikein rooliinsa kuuluvaa valtaa, vastuuta ja velvollisuuksia. Valta tuo mukanaan aina suuren vastuun. Valtaa käyttämällä ihmisiä on johdettu sekä hyviin että huonoihin tekoihin. Valta ei ole vain oikeuksia. Se velvoittaa huolehtimaan ja kantamaan vastuuta. Parhaimmillaan vallan käyttö on läpinäkyvää ja avointa. Ei voi koskaan sanoa, onko valta hyvästä vai pahasta. Oleellista on, miten sitä käytetään. ”Vallalla on taipumusta turmella ihmistä ja absoluuttinen valta turmelee absoluuttisesti” (Lordi Acton).

Valta-asema voi tehdä pienestä ja herttaisesta ihmisestä tyrannin ja hirviön, kun hän nousee korkeaan asemaan. Syynä muutokseen on ihmisen oma halu, valta addiktoi, nousee päähän tai ympäristön kulttuuri ja perimä antaa mallin. Valtaan päästyään ovat vallankäyttäjät yleensä haluttomia luopumaan määräävästä vallasta ja pitävät siitä kiinni viimeiseen asti. Valta on tehnyt monesta johtajasta kusipään ja pomottajan. Kun johtaja koukuttuu tunnetasolla valtaan, järjellä ei ole enää väliä. Vallan käytön perustaidoista tärkein ja ja ratkaisevin on tunteiden hallinta. Tunteet jättävät järjen varjoonsa. Valtaa väärin käyttävä on kuin narkkari, joka haluaa sitä koko ajan lisää. Hyvä johtaja ei takerru valtaan. Hän näkee, milloin on aika luopua ja antaa tilaa uudelle johtajalle. Me kaikki luovumme kaikista asioista ennemmin tai myöhemmin. Vallasta ja asioista voi ja pitää päästää irti, kun on sen aika. Luopuminen ei ole luovuttamista vaan kypsän ihmisen viisautta.

Valta voi sumentaa realiteetit ja todellisuudentajun. Tällöin usko omaan totuuteen estää näkemästä muiden näkökulmia ja totuutta. Työyhteisöön alkaa muodostua niin sanottu yhden totuuden kulttuuri. Taju siitä, mikä on oikein ja väärin hämärtyy. Totuutta ja oikeudenmukaisuutta huutavat äänet vaiennetaan. Työyhteisössä sallitaan vain se totuus, joka tukee ja imartelee vallankäyttäjän ääntä ja tahtoa. Tällöin voidaan ajautua mielivaltaan tai pakkovaltaan. Pakkovalta on vallan tyypeistä julmin. Organisaation jäsenen on pakko totella, halusi hän tai ei. Pakkovallan keinot perustuvat fyysiseen ja psyykkiseen pakottamiseen. Onkin sanottu, että organisaatio voi olla huonoimmillaan henkinen vankila. Mitä suurempi valta, sen pelottavammat seuraukset voivat olla. Pahimmillaan työyhteisö poistaa ne yksilöt, jotka poikkeavat sallitusta totuudesta. Poistaminen voi tapahtua sivistyneen hienotunteisesti tai se voi olla myös hyvin näkyvää ja suoraviivaista. Aivan selvää on, että tällaisessa kulttuurissa ja työpaikassa voidaan pahoin. Usein tällainen vallankäyttö jättää jälkeensä henkistä ja fyysistä kärsimystä, ja se näkyy organisaation tuloksissa ja ilmapiirissä.

Kaikissa ihmissuhteissa käytetään valtaa. Jokainen meistä on vallankäytön kohde ja vallankäyttäjä. Valtapelien ulkopuolelle ei voi edes jättäytyä, vaikka haluaisi. Johtajan on hyvä tunnistaa tilanteet, joissa häntä viedään ja milloin hän on vallankäytön kohteena. Töissä johtaja käyttää valtaansa, mutta myös työntekijällä on valtaa, esimerkkinä joukkovoima. Valtaa havittelevan on hyvä tietää, että oikeutettu valta takaa tottelevaisuuden paremmin kuin oikeuttamaton pakkovalta. Johtaminen ja vallankäyttö porukan keskeltä toimien vie tavoitteisiin paremmin kuin muodollisen vallan ja aseman korostaminen. Jokainen meistä haluaisi omata arvovaltaa ja karismaa, koska se on kestävintä ja kunnioitusta herättävintä valtaa. Hyvä johtaja johtaa omalla arvovallallaan, persoonallisuutensa kautta ja esimerkillään.