Itsensä johtaminen 6: Ajanhallinta

Ajankäyttö copy

Aika rientää, kello tikittää. Et menetä asiakkaita tai ystäviä olemalla ajoissa, mutta voit menettää heidät olemalla myöhässä.

Elämä antaa vain ajan. Sen käyttö riippuu sinusta. Koskaan ei tiedä, onko aikaa vähän vai paljon. Aika on ainoa, mitä ihminen omistaa, mutta se ei odottele ketään. Aika on oikeudenmukainen resurssi, koska sitä on kaikilla tasan yhtä paljon. Aika on ehdottomasti resurssi, voimavara, jos sitä on riittävästi. Mutta jos aikaa puuttuu, se on mieltä syövä asia. Aikaa et voi hallita, mutta voit hallita valintojasi. Parasta ajanhallintaa on itsensä johtaminen. Ensimmäinen askel ajan hallintaan on tunnistaa omat heikot kohtansa. Miten tämä sitten onnistuu? Kello ja kalenteri ovat hyviä renkiä, mutta huonoja isäntiä. Tavoitteena ei kannata olla kalenterin tukkiminen vaan pikemminkin tyhjänä pitäminen, jotta voit tehdä kaikkein tärkeimpiä asioita. Kun tiedät, missä sinun tulee olla milloinkin, pystyt työskentelemään tehokkaasti ja myös vapaa-aikaa jää enemmän. Pidä kiinni sovituista aikatauluista. Suunnittele ajankäyttösi järkevästi, sillä tekemättömät työt ovat pahin stressin lähde. Kirjaa ajankäyttösi, ota se hallintaasi ja virtaviivaista sitä.

Johtajan tehokkain viestintämuoto on oma ajankäyttö. Minuuttiaikataulu on johtajan helpoin pakopaikka. Ovatko kaikki palaverit todella tarpeellisia? Mitä on hyvä kokouskäytäntö? Voiko kokouksia niputtaa? Ovatko kokoukset ”sijaistoimintaa” ts. osoitus siitä, että organisaatiolla on suunta hukassa? Jos 1⁄4 päivästä rakentuu kokousten varaan, työn organisoinnissa on vikaa. Suunnittele työsi kunnolla, jonka jälkeen voit keskittyä vain toteuttamiseen. Ajanhallinnan keskeisiä asioita on, ettei aikatauluta päiviään liian täyteen. Pyri tehokkuuteen, mutta huomioi, että liian kiireiset päivät saattavat johtaa siihen, että työt eivät tule tehdyksi aikataulussa. Priorisoi eli tee vain merkityksellisiä asioita ja seuraa ajankäyttöäsi varmistaaksesi, että suunnitelmasi toteutuu. Erityisen tärkeää on, että johtajalla on aikaa ajatella, kuunnella itseään, organisaatiotaan, sidosryhmiään ja yhteiskuntaa. Johtajalla pitää olla niin löysä aikataulu, että yllättävän ongelmatilanteen tullessa johtajalla on aikaa paneutua siiheen. Johtajalla pitää olla aikaa ajatustyöhön. Sitä ei ole, jos tukehduttaa päiväohjelmansa juoksevien asioiden hoitoon tai rutiinien pyörittämiseen. Johtajan pitää myös ymmärtää ja tietää, mikä ero on olla paikalla ja olla läsnä. Kummassa vaihtoehdossa kunnioitat toista ihmistä?

Oletko aikasairas? Valuuko aika käsistäsi, eikä sitä ole koskaan tarpeeksi? Onko sinun juostava aina kovempaa pysyäksesi sen tahdissa? Jos tunnistat oireet, niin hidasta hyvä ihminen vauhtiasi ja huomaat, että saat elämääsi laatua ja loppujen lopuksi enemmän aikaiseksi. Kiire on epäsuhde aikaan, itse synnytetty tila. Kiireessä on se paha puoli, että se vie paljon aikaa. Tee tärkeät asiat silloin, kun niillä ei ole vielä kiire. Näin kiire ei häritse sinua silloin, kun panokset ovat korkeimmat. Sinulla ei ole koskaan aikaa tehdä kaikkia asioita, mutta sinulla on aina aikaa tehdä kaikkein tärkeimmät asiat. Yleensä kiire on merkki siitä, etteivät asiat ole hallussa. Kiireessä ei myöskään synny mitään hyvää. Löydämme aina aikaa sen tekemiseen, mitä todella haluamme tehdä. Se on rikkautta, että on aikaa ajatella, pysähtyä, tehdä omia valintoja tai ainakin mahdollisuus käyttää aikaa siihen, mihin itse haluaa ja mikä todella on tärkeää. Koska emme saa lisätunteja, ajasta on tullut elämämme kriittinen tekijä. Joudumme ponnistelemaan jatkuvasti, jotta kello ei hallitsisi aivan kaikkea. Meidät on pakotettu suorittamaan jatkuvasti työssä ja vapaa-aikana eli aina.

Aika ei riitä kaikkeen ja me joudumme valitsemaan joka päivä yhä useamman asian väliltä. 2010-luvun johtamisessa aika on yksi tärkeimmistä resursseista. Aikataulun voi sössiä niin monella tapaa. Yhteistä kaikille näille tavoille on ahdistus ajan riittämättömyydestä. Useimmat kokevat ajasta olevan puutetta, siis ”kokevat”, eli aika on vahvasti subjektiivinen tunne ja asia. Sitä se on erityisesti meille länsimaisille ihmisille. Viime kädessä meidän kaikkien tärkein hyvinvoinnin lähde on kykymme käyttää aikaamme tehokkaasti ja viisaasti. Tuhlattu aika on menetettyä elämää. Tehottomasti käytetty aika on tuhlattua aikaa. Niin kuin nuoruus ja elämäkin, se on itsestään selvää niin kauan kuin sitä on, mutta yhtäkkiä se on poissa. Arvosta jokaista hetkeä, joka sinulla on. Tulet arvostamaan sitä vieläkin enemmän, kun jaat sen jonkun sinulle tärkeän ihmisen kanssa. Ei ole juuri pahempaa arjen rikosta kuin toisen ihmisen ajan varastaminen. Voit myös auttaa asiaa tunnistamalla elämäsi aikavarkaat. Vältä turhia tilaisuuksia ja aikavarkaita. Aloita aina kokoukset sovittuna aikana. Älä koskaan jää odottamaan ketään, älä edes esimiestäsi. Menetetty aika on menetetty iäksi. On varkaita, joita ei laki rankaise ja jotka varastavat ihmiseltä kalleinta, mitä hänellä on – aikaa (Napoleon).

 

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s